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これができない幹事はダメ幹事!注意するべきポイントまとめ

どうも、さくさくです。

3月もおしまいに近づき、完璧に卒業シーズンとなってしまいましたね。咲く桜もあれば、散る桜もある、さくさくです。

 

シーズン的にも追いコンなどが多発していた時期なのではないでしょうか。

 

幹事になってしまったあなた。適当にすまそ〜って思っていると、イタイ目みます。幹事は自分の株をあげるチャンスでもありますので、しっかりやることがおすすめです!

しっかりと追い出してあげるにはポイントがあります。これさえできれば、送る側も送られる側も気持ち良い関係が築けます。

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1.人数確認、誰がくるのかの把握を徹底的に行う

追いコンやパーティの際に重要な一つの要素が"人数の確認"です。なぜなら多めの人数を予約してしまった場合に余分の人数のお金を払うことになってしまうからです。

人数が集まらなければキャンセル料が発生してしまったりしてしまうわけですね。

 

その料金は誰が負担するのでしょうか?

 

以上のような非常にやっかいな問題が発生し、人数確認の責任もある幹事が払わないといけない、なんて事態になりかねません。
幹事までやって、余計にお金を払わないといけないなんて絶対に避けたい事態です。

なので人数の確認、誰が来て誰が来ないのかを把握することは基本中の基本であり必須な事項の1つです。

 

誰が参加希望であるのかは、調整さんやメール、ラインで集めます。
そしてそれを最後に確認をいれましょう。
最終確認メールなどを連絡し希望者の名前を記入して、"あなたくることになっていますが、あっていますか"ということを確認が必要です。

 

調整さんなどで人数の募集を行うケース

イベントの参加人数を募集する際に"調整さん"を使う人が多いと思います。実際にとっても便利なサービスです。

chouseisan.com

ここで、調整さんを使う上で注意するべきポイントがあります。

人数確認が非常に大切だ、という話はしました。調整さんでは○にした(参加可能にした)人の人数が表示されているので、これで確認だ!というのは危険です。

実際に自分の失敗談でもあるのですが、これで人数を確認してしまうと以下のような恐ろしいパターンがあります。

・2重に登録していた人がいる
・名前なしで記入している人がいる

これがあると一気に人数の正式な把握ができません。重複して数えてしまったりすることが発生しやはりキャンセル料の発生→幹事のお支払いという、闇ルートにまっしぐらです。

なのでこちらは2つめのポイントにもつながりますが、確認メールの中にくる人の名前を記入して確認することで未然に防ぐことが可能になります。

名無しの人に対しては、参加希望者確認のメールに、
名前がない人がいました。名前がない人は連絡をしてください。
といったように通知して誰であるかを探しましょう。

 

2.メール(連絡)は、イベント参加募集、参加者確認の2つは最低必須

幹事からの連絡(以下メール)は何度かすることになると思いますが、2回のメールは必須です。

・イベントの告知と参加者の募集 (+詳細について)
・イベントの参加者の確認 (+詳細について)

こちらは必ず連絡しないといけないものです。イベントの詳細については決定次第連絡が必要ではあると思いますがあまりに何度もメールするのは問題なので混ぜ込んで一度で済ましてしまうのがよいです。

ただ詳細について決定しておらず、決定した場合は他人の予定のために早めに連絡をいれたほうがいいと思います。

追いコンなどであれば、
日時(何時までの席か)/場所/アクセス(バスなどの詳細)/料金/キャンセルした場合について(料金)/料理の内容

あたりを書いておくと細かくてよいでしょう。

 

2つめのイベント参加者の確認は誰が来るのか確認をいれるということで、上記にも書きましたが、

参加希望者の名前を書いて本当に参加可能であるかをチェックしましょう。

 

3.当日の対応をしっかりとこなす

当日の幹事の役割も多々あります。

 

乾杯の挨拶、解散の挨拶

これは大体幹事が任されたりすることが多いです。当日のアドリブもとってもいいですが、安全に上手にこなしたいひとは少し想定して頭のなかでどんな挨拶にするのかを考えておくとよいでしょう!

支払い

当日のお会計は幹事担当が多いです。したほうがカッコイイです笑

支払いで重要なのが
・お金の集め方
・支払うタイミング

ですかね、どう集めるのかといつ払うのかを考えておきましょう。

お金の集金はお店に入る直前が基本的なパターンです。紙とえんぴつをもってチェックをつけて、つけた人から店内に入ってもらうパターンが楽だと思います。

なお、店内に導く役割も幹事かなと思うので、集金は誰かに協力してもらうことをオススメします。お金を扱うので信頼ある人にですよ!

支払いは、ある程度落ち着いたらささっと払っておくと良いと思います。または帰りますか!となったタイミングで先にレジにむかう、など。

 

役割は多々ある

当日のいろんなパターンを考えてみるのも大切です。

雨だったらどうしよう。キャンセルがあったらどうしよう。キャンセル料金はいくらなんだろう?

例えば駅から近くて屋根つきの場所を歩いていける場所などは雨に対応できてよいかもしれません。

またお昼は行き方が楽でも夜だと道がややこしいかもしれません。

そういったことを一度想定してみることは大切です!

考えることでもし万が一のことをつぶせたり、当日の対応が早くなります。

 

以上の内容に気をつけて任せられる幹事をめざそう!

幹事は大変です。それは事実です。

しかし大変な分、重要ですし、その分だれかが楽しめる場を生み出すことができるすてきな役割といってもいいでしょう。

またある程度場を支配できたり、お金を多く集めて自分の分は浮かせることができたりメリットも多々あります。

人生経験的にもおすすめだと思いますので、ぜひ!

自分はあまりのできなさに落ち込んだこともありますが、次は頑張ろうといったことやこの記事にまとめたことに気がつけたり、誰かが幹事をやっていたら手伝おうと思えるようになりました。

 

最後に、幹事であろうとその会を楽しむことはめちゃ大切ですよ!最高のひとときにしましょう。

 

それでは!さくさく流幹事はこうしろ論でした。

 

幹事のメールの書き方についても書いています。↓

saku-saku.hateblo.jp