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幹事になってしまった人のための幹事メールの書き方

どうもさくさくです。つい先日、幹事をやろう!ということで引き受けました。
が!いざ周りの人にメールを打とうとすると"これで大丈夫かな"と不安になってめまいクラクラ足元ふらふら。とまではいきませんがちょっと不安ですよね。ここだけはおさえておけっていうところを書きました。

 

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まずは件名だ

メールを書くにあたって最初に書くのが件名だと思います。件名は重要です、忙しい人に対して、しっかりと件名で用件を伝えないといけません。
メールボックス、中身を開かずに件名しか見ない人とかいますからね。

件目に必要なのは、中身が何について書いてあるかということ。また、誰向けなのかとか誰からなのかもかけたら書くといいかもしれませんね。必ず抑えるのは、何についてのメールなのかということですね。

大学生であればサークル、研究室の全員宛などであれば件名の最初に〇〇サークル、@@研と書いておくと分かりやすいでしょう。

 

具体的には
「@@研 追いコン日程について」
「〇〇サークル 2月1日飲み会出席人数の確認」

とかがいいんではないでしょうか!!
日にち等がわかれば件名に入れることで具体性が増します。ただし、あまりに長い件名だと表示されない恐れがあります。長すぎないようにしましょう。

 

本文

本文も重要ですね、余計な情報は書き込まずに必要不可欠なものだけにすること、丁寧な文体を心がけること(誠意を見せる)ことですね。
先輩や上司の方を踏まえての幹事メールだと文体等を気にしてしまうかもしれませんが、大事なのはメールが早いことと誠意があるかどうかだと思います。

文体について、個人的には敬語とかは完璧じゃなくてもいいと思っている人です。もちろん、しっかりできることに越したことはないんですが、敬語をなぜ使うかというとその人に対して敬意を払うからだと思ってます、なのでその人に対して誠意が見せれているのであれば完璧な敬語でなくてもいいと思いますよ!
もちろん、マナーとしては必要なことだとは思いますが笑 なので最低限ネットで調べられることについてはきっちりと抑えましょう。

 

あとちょっとしたポイントですが、1文章は40文字程度にして改行をしましょう。改行を入れずに書き続けるとスマホで見た場合等に見づらくなります。適度な改行を挟んで情報が見やすくなるようにしましょう!

 

簡単な挨拶

さて本文で最初に書くのは

誰宛 なのか、そして自分は誰なのかということ。

@@研皆様
〜〜所属の〇〇です。

という感じ。

中身について

で、一番伝えたい部分ですね、なんでメールしたのかを書きましょう。〇〇についての件ですが、とかで始めると書きやすいかもしれません。ここについてはできるだけ情報を詳細に丁寧に書いておきましょう!足りない情報はないようにしておくのがGOODだとおもいます。

添付内容やURLを載せているのであればその先にある必要な情報で文字に起こせるのであれば書いておいた方が丁寧なメールだと思います。いちいち飛ばなくても良いので。スマホであれば表示できないといったこともありますので、本文に残せるのであれば残しましょう。

具体的な例でいうと、調整さんを送る機会とかがあると思うんですがその候補日とかをメールに書いておくと開かなくても日程を見ることができて書き込んでくれやすくもなりますね。

 


追いコンの日程の調整でメールさせていただきました。

以下のURLより候補日を @@月@@日(23:59)までに記述してください。

候補日は

@月xx日 xx日です。

 

終わりに

最後には「よろしくお願いします。不明点があればご連絡ください。」とかで終わりましょう。というかほとんどのメールで自分はよろしくお願いします、ですね笑

最後に改行して自分の名前を打つ。
これでメールはここまでですよ、きちんと打ち終わってメールを送信していますよ、ということが相手に伝わります。終わりの言葉がないと相手はもしかして途中で送ってしまったのかな?と思いますし、普段からそう言った書き方をしておけば間違った送信時に相手が待ってくれるかもしれません。間違って送信していてはちょっとまずいかもですが笑

 

添付物

結構添付するものって忘れます!! また貼り付けなければならないURLも忘れがちだと思いますのでしっかりチェックしましょう。URLもきちんと頭の文字が抜けてないかとかもチェックして漏れがないように!

添付物も添付するものが間違っていないように名前の工夫や、URLは一度どこかで貼り付けてきちんと飛ぶかのチェックを行っておくと安心です。

 

誰かにチェックしてもらう

慣れないうちは誰かに見てもらってから送信するようにしましょう!誰かというのは3時間後の自分とかでもいいとおもいます。他人に見てもらうのが確実ですが、余裕をもってメールを仕上げておいて、すぐに送らないで、あとでチェックしてから送るという工夫もいいと思います!

 

メールも難しいところはありますが慣れだとも言われますので、どんどん書いて失敗して良いメールが書ける経験値を積んでいきましょう!

 

それでは!

 

メールだけでなくその他の当日のポイントなどについても書いています↓

saku-saku.hateblo.jp